Nel cuore dell’evento

Quali competenze sono necessarie per organizzare, da cima a fondo, un meeting specialistico per la formazione certificata di medici, infermieri e personale sanitario? Ne sa qualcosa Summeet, impresa varesina che da 15 anni, grazie a tre diverse business unit e un team di esperti, realizza convention in ambito healthcare, preoccupandosi di tutto: dai contenuti ai relatori, passando per la scelta del catering, della location e finendo con la logistica

Quanto know-how c’è alle spalle di una sala piena di persone intente a seguire una convention medica? Cosa significa organizzare un evento in ogni minimo dettaglio, lavorandoci anche per 6 mesi di fila, per poi, nel pieno dello svolgimento, dover far fronte alla fusione di un generatore di corrente che getta nel blackout più totale un intero salone? Oppure cosa vuol dire dover gestire un congresso specialistico dalla A alla Z, occupandosi di aspetti anche molto diversi tra loro, dalla grafica ai contenuti, passando per la scelta del catering e della location? Questo è ciò che affronta quotidianamente Summeet Srl, azienda nata a Varese 15 anni fa, nel 2009, come organizzatrice di fiere, meeting e convegni in ambito healthcare. Partendo da una prima base operativa di appena 90 metri quadri e un paio di dipendenti insieme all’attuale Amministratore Delegato e Ceo, Matteo Bruno Calveri, ora Summeet impiega quasi 60 persone, con un’età media di 36 anni. Attiva nella provincia varesina, ma soprattutto a livello nazionale, a gennaio di quest’anno l’azienda ha inaugurato anche una nuova sede operativa a Roma. “Siamo Provider standard ECM (educazione continua in medicina, ndr), esperti nella formazione medico-scientifica di medici, infermieri, fisioterapisti, psicologi e non solo – spiega Calveri –. Le nostre attività sono certificate dal Ministero della Salute: sono poco più di 1.000 gli enti certificati di questo tipo in Italia”. 

Summeet nel 2023 ha organizzato oltre 1.400 eventi, dal corso breve della durata di appena due ore alla convention di tre giorni che prevede la gestione dell’organizzazione logistica di partecipanti e relatori, comprensiva di transfer, alloggi e prenotazioni alberghiere. Grazie ad un comitato scientifico che comprende medici, infermieri, farmacisti e professionisti del settore, Summeet è in grado di occuparsi anche della parte tecnica dei meeting che prevedono l’erogazione di crediti formativi. “L’evento finisce quando inizia: questa era la massima del mio mentore e io credo che sia assolutamente vero. Tutto parte dall’ideazione di un convegno, si passa poi alla pianificazione e all’organizzazione per arrivare alla realizzazione e al follow up post evento. Un processo complesso e ricco di sfide, ogni volta diverse che ci portano, ogni giorno, a prendere decisioni che, in men che non si dica, possono essere ribaltate senza troppo preavviso. Però quanto è soddisfacente vedere il risultato finale”, racconta Calveri. Summeet è attualmente composta da tre business unit: la prima nominata Education, vero core business aziendale, si occupa della formazione sanitaria più classica attraverso l’organizzazione di eventi formativi e di prevenzione come, ad esempio, le campagne di piazza per la sensibilizzazione alla lotta ai tumori. Si parla, in questo caso, di convegni e meeting che possono arrivare anche ad ospitare 2.000 partecipanti. C’è poi il settore Digital, nato da una partnership con il Politecnico di Milano per sviluppare l’innovazione digitale in ambito sanitario, che ha lo scopo di fornire percorsi formativi per istruire il personale medico per quello che riguarda gli aspetti digitali della professione. Rientra in quest’area la progettazione di webinar, sincroni e asincroni, di formazione a distanza, di sessioni online di corsi in presenza e di medicina digital. Infine, c’è l’unità rinominata Institutional & Advice, una sorta di “ponte culturale”, come la definisce lo stesso Matteo Bruno Calveri, tra i bisogni del personale sanitario, dei pazienti e degli stakeholder del settore e le Istituzioni nazionali e regionali. 

“La parte in assoluto più difficile del nostro lavoro è saper gestire lo stress. Richiede molta dinamicità, attitudine al lavoro di squadra e al problem solving. È richiesto di essere resilienti, flessibili e, per non farsi mancare nulla, conoscere bene le lingue: è per questo motivo che per noi la cura del dipendente è al primo posto”

“Lo scopo di questa unità – precisa il Ceo di Summeet – è interagire con rappresentanti politici e funzionari a livello nazionale, regionale e locale per creare e consolidare relazioni con i decision maker. Puntiamo alla creazione di tavoli di lavoro, eventi istituzionali e progetti di comunicazione integrata, facendoci ‘mediatore culturale’ su temi di stretta attualità o di futuro interesse, come ad esempio i sempre più impattanti e diffusi problemi riguardanti la salute mentale. Non parliamo di azioni di lobby o di advocacy, ma di un’attività di sensibilizzazione vera e propria”. Summeet, partita da due clienti e arrivata a 148, con un alto tasso di fidelizzazione, contando nomi come Pfizer, Astrazeneca, Sanofi e Novartis, ha saputo reinventarsi nel difficile periodo della pandemia, reinterpretando il modo classico di fare formazione in presenza. “L’avvento inaspettato del Covid ha cambiato moltissimo il nostro mondo. Quello degli eventi è stato uno tra i settori più colpiti dalle restrizioni e dall’impossibilità di incontrarsi faccia a faccia – ricorda Calveri –. La pandemia è stata per noi un momento di sfida e rilancio: con resilienza e sacrificio abbiamo cercato di trasformare le difficoltà in opportunità, aprendoci all’organizzazione di eventi formativi in remoto. Siamo stati costretti, come diversi altri settori, ad una digitalizzazione forzata che, tuttavia, è risultata vincente”. 

A rendere possibile una trasformazione così radicale, ribadisce l’Amministratore Delegato di Summeet, è stato il lavoro sinergico e corale di un team di esperti e professionisti, vera forza dell’azienda varesina. “La parte in assoluto più difficile del nostro lavoro è saper gestire lo stress: l’organizzazione di eventi è stata catalogata dall’Oms (Organizzazione Mondiale della Sanità, ndr) come una delle 5 professioni più stressanti che esistano – precisa Matteo Bruno Calveri –. Richiede molta dinamicità, attitudine al lavoro di squadra e al problem solving. È richiesto di essere resilienti, flessibili e, per non farsi mancare nulla, conoscere bene le lingue. Fare questo lavoro, pieno di imprevisti e cambi di programma, è come stare sulle montagne russe: è per questo motivo che per noi la cura del dipendente è al primo posto. Organizziamo molte attività di mental coaching per aiutare i nostri collaboratori nella gestione dello stress, puntiamo molto su svariate attività di welfare e sul team building. L’ultimo, ad esempio, è stato organizzato ad Ibiza, per festeggiare i nostri 15 anni di attività”. 

Il team di Summeet