Come affrontare la diminuzione dei documenti cartacei con la modernità della gestione digitale degli stessi. La Copying srl di Caronno Pertusella in quasi 40 anni di attività ha saputo cambiare ed evolvere nel proprio servizio verso i clienti, rimanendo al passo coi tempi e spesso anticipando il quadro normativo nel settore delle nuove tecnologie.
 

Un’impresa di Caronno Pertusella, la Copying srl, è specializzata nel trasformare gli archivi da cartacei a digitali

L’azienda di Domenico Vitiello, fondata nel 1977 con una sede a Como e un negozio esposizione a Busto Arsizio, è nata quando ancora non si parlava di firma digitale o fatturazione elettronica.
Si occupava di distribuzione e assistenza, non di vendita, di hardware come le stampanti multifunzione. Con una precisa filosofia: seguire il cliente nelle sue necessità e trovare per lui la migliore soluzione nella gestione dei documenti, senza affiliarsi a nessuna marca in particolare ma mantenendo sempre monitorato il mercato per trovare le soluzioni che meglio si adattavano alle richieste.
Dopo 15 anni, intorno al 1995, è avvenuta la scelta di trasferirsi a Caronno Pertusella, alle porte di Milano, a due passi dall’autostrada, con la possibilità di poter raggiungere facilmente i clienti in tutta la Lombardia. Nello stesso periodo c’è stata la nascita del web e le prime digitalizzazioni dei documenti: “Con lo sviluppo del quadro normativo avvenuto nel 2000 si è iniziato a parlare di documento informatico sia nell'ambito della pubblica amministrazione che nel settore privato - raccontano Mauro Vitiello, titolare insieme al padre, e Andrea Escalante, responsabile dell’organizzazione interna -. Ascoltando le esigenze del cliente, siamo diventati degli innovatori perché non volevamo chiuderci nel mercato della carta. Quindi, senza mai abbondare il servizio cartaceo, abbiamo puntato e sviluppato quello digitale. Ed ecco che è nata la consulenza per ‘dematerializzare’ i documenti, ovvero per affiancare le imprese nel passaggio da quelli cartacei a quelli digitali. Si tratta di un processo che deve rispettare specifiche leggi. Oggi forniamo software e hardware a pubbliche amministrazione e a piccole e medie imprese, per affrontare questo percorso, per creare, archiviare e conservare i documenti digitali secondo la normativa”. Oggi Copying affianca, ai tradizionali servizi di stampa gestiti, i nuovi servizi avanzati di gestione documentale: Document management, Conservazione elettronica a norma, Fatturazione elettronica, Firme grafometriche e remote e Infrastrutture virtualizzate.
 

La conservazione digitale richiede un processo preciso: o si esegue come dispone la legge, o si potrebbero in futuro avere documenti privi di alcuna validità legale

Vitiello ed Escalante pongono particolare attenzione alla sicurezza del cliente: “Proprio il passaggio normativo è importante per noi, per non far trovare il committente in situazioni spiacevoli anche a livello legale; se il cliente non ha strumenti per affrontare la situazione, lo aiutiamo a scegliere il software che si avvicina maggiormente alle sue esigenze, che sia una grande azienda o una piccola media impresa. Secondo la normativa, la conservazione dei documenti garantita nel tempo a livello legale richiede un processo ben preciso: o si esegue come prevede la legge, o si potrebbero in futuro avere documenti, come fatture e contratti, che non hanno alcuna validità legale in caso di contenzioso. Non ci sono molte altre aziende che sono specializzate in questo settore: si deve conoscere la normativa e si devono avere partner che si occupano di creare questi servizi”.
Oggi la Copying ha 20 dipendenti, di cui 6 formati e assunti negli ultimi 6 anni, proprio nel periodo della crisi generalizzata. Il fatturato è in crescita, tanto che per il 2015 si prevede un incremento pari al 10 per cento, con un pacchetto clienti attivo che sfiora le 600 unità, dislocate soprattutto in Lombardia.  “Il nostro business principale è ancora orientato al servizio per il cartaceo - proseguono Vitiello ed Escalante -, ma non escludiamo che in poco il digitale lo pareggerà. La carta non è destinata a morire: il cliente stampa meno ma meglio. La carta diminuirà ma è una strumento essenziale che verrà affiancato sempre più dalla digitalizzazione. Poi, naturalmente, dipende dal settore in quale percentuale questo avverrà. Essere avanti nella gestione documentale in entrambi i settori ci permette di soddisfare appieno le esigenze del cliente. Così diventiamo l'unico fornitore nella gestione documentale cartacea o digitale, offrendo quindi un servizio completo”.